Jedes der Konten in dieser Gleichung wird in der Bilanz eines Unternehmens angezeigt, und Buchhalter verwenden Debit- und Krediteinträge, um Transaktionen für jedes Konto aufzuzeichnen.
Die doppelte Buchführung ist seit über 600 Jahren in Gebrauch und wurde erstmals von Banken und Händlern in Italien genutzt.
Doppelerfassung Accounting definiert
Getreu dem Namen ist die doppelte Buchhaltung eine Standardbuchhaltungsmethode, bei der jede Transaktion in mindestens zwei Konten erfasst wird, was zu einer Belastung eines oder mehrerer Konten und einer Gutschrift für ein oder mehrere Konten führt.
Der Gesamtbetrag der Transaktionen muss in jedem Fall ausgeglichen werden, um sicherzustellen, dass alle Dollars berücksichtigt werden. Debits werden normalerweise auf der linken Seite des Ledgers notiert, Credits werden normalerweise auf der rechten Seite notiert.
Öffentlich geführte Unternehmen müssen das doppelte Buchführungssystem verwenden, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Öffentliche Unternehmen müssen die Rechnungslegungsvorschriften und -methoden befolgen, die von den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) vorgeschrieben werden, die von der Nichtregierungsorganisation Financial Accounting Standards Board (FASB) kontrolliert werden.
Die doppelte Buchführung ist auch der effizienteste Weg für ein Unternehmen, sein finanzielles Wachstum zu überwachen, insbesondere wenn das Geschäftsvolumen wächst.
Genaue Bücher führen
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt die Wahrscheinlichkeit von Schreibfehlern. Obwohl die doppelte Buchführung Fehler nicht vollständig verhindert, begrenzt sie die Auswirkungen von Fehlern auf die Gesamtkonten.
Da die Konten so eingerichtet sind, dass sie jede Transaktion überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ausgeglichen ist, werden Fehler schnell den Buchhaltern angezeigt, bevor der Fehler zu Folgefehlern in einem Domino-Effekt führt. Darüber hinaus erleichtert die Art der Kontostruktur das Zurückverfolgen von Einträgen, um herauszufinden, woher ein Fehler stammt.
Kontotypen
Wenn Sie die doppelte Buchhaltung verwenden, müssen Sie mehrere Arten von Konten verwenden. Im Folgenden sind einige wichtige Kontotypen aufgeführt.
Anlagenkonten zeigen Dollars, die mit Dingen verbunden sind, die ein Unternehmen besitzt, wie z. B. das Geld auf seinem Girokonto oder der Preis, der für sein Lager gezahlt wird.
Haftungskonten zeigen, was das Unternehmen schuldet, wie Bauhypotheken, Ausrüstungsdarlehen oder Kreditkartenguthaben.
Einkommenskonten sind erhaltene Einnahmen, wie zum Beispiel Verkaufserlöse und Zinserträge.
Spesenabrechnungen zeigen ausgegebenes Geld, einschließlich gekaufter Waren zum Verkauf, Lohnkosten, Miete und Werbung.
Das System der doppelten Erfassung erfordert einen Kontenplan, der aus allen Bilanz- und Erfolgskonten besteht, in denen Buchhalter Einträge vornehmen. Ein bestimmtes Unternehmen kann Konten hinzufügen und diese so anpassen, dass es die Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Betrieb, Buchhaltung und Berichterstattung besser widerspiegelt.
Verwenden von Buchhaltungssoftware
Die meisten Buchhaltungssoftware für Unternehmen verwendet doppelte Buchhaltung; Ohne diese Funktion hätte ein Buchhalter Schwierigkeiten, Informationen wie den Bestand und die Kreditorenbuchhaltung zu verfolgen und Jahresabschluss- und Steuerdaten zu erstellen. Die grundlegende Struktur der doppelten Buchführung umfasst Buchhaltungssoftwarepakete für Unternehmen. Bei der Einrichtung der Software würde ein Unternehmen seinen generischen Kontenplan so konfigurieren, dass er die tatsächlichen Konten widerspiegelt, die das Unternehmen bereits verwendet.
Buchhaltungssoftware produziert normalerweise mehrere verschiedene Arten von Finanz- und Buchhaltungsberichten zusätzlich zu der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Kapitalflussrechnung. Ein häufig verwendeter Bericht, der als Probesaldo bezeichnet wird, listet alle Konten im Hauptbuch auf, die eine Aktivität aufweisen.
Der Probesaldo kennzeichnet alle Konten mit einem normalen Sollsaldo und solche mit einem normalen Kreditsaldo.
Der Gesamtbetrag des Testguthabens sollte immer Null sein und die Gesamtbelastung sollte genau dem Gesamtguthaben entsprechen.
Beispiele für die doppelte Buchführung
Als Beispiel für eine doppelte Buchführung müssten Sie, wenn Sie einen Umsatz von 500 $ verbuchen würden, zwei Einträge vornehmen: eine Lastschrift von 500 $ zur Erhöhung des Bilanzkontos "Cash" und eine Gutschrift von 500 $ Erhöhen Sie das Konto "Ertrag".
Ein anderes Beispiel könnte der Kauf eines neuen Computers für 1.000 $ sein. In diesem Beispiel müssten Sie eine Debitorenzahlung in Höhe von 1.000 US-Dollar eingeben, um Ihr Kontoauszugskonto "Technologie" zu erhöhen, und ein Guthaben in Höhe von 1.000 US-Dollar, um Ihr Konto in der Bilanz zu reduzieren.
Das Gegenteil trifft auch zu: Wenn Ihr Unternehmen Geld von einer Bank leiht, werden Ihre Vermögenswerte steigen, aber auch Ihre Verbindlichkeiten werden sich um den gleichen Betrag erhöhen. Die doppelte Buchführung prüft die Richtigkeit, da nach Abschluss der Eingaben die Summe der Konten mit Sollsalden der Summe der Guthabenkonten entsprechen sollte, um sicherzustellen, dass Sie beide Teile der Transaktion erfasst haben.