Starten Sie ein Basisregistrierungssystem
Es gibt eine Menge finanzieller Informationen, die organisiert und verarbeitet werden müssen, und ein einfaches Ablagesystem kann dies weniger mühsam machen. Sie können alle Ihre finanziellen Papiere in die folgenden Kategorien gliedern:
- Rechnungen fällig
- Wichtige Dokumente zu behalten
- Gegenstände zum Wegwerfen oder Zerlegen
Es ist wirklich so einfach. Entweder haben Sie eine Rechnung, die bezahlt werden muss, eine Quittung oder ein Dokument, das gespeichert werden soll oder etwas, das verworfen werden kann. Es liegt an Ihnen, wie Sie diese Elemente organisieren möchten, aber es kann so einfach sein, wie drei einzelne Ordner zu verwenden, die mit den obigen Informationen beschriftet sind.
Wenn Sie die Post erhalten oder ein anderes Finanzdokument erhalten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um es in den richtigen Ordner zu legen. So sind Ihre Rechnungen und wichtigen Dokumente an einem Ort leicht zu finden. Sie können dann die Ordner regelmäßig bearbeiten und die wichtigen Dokumente dauerhaft speichern und wiederverwenden oder recyceln, was Sie nicht benötigen.
Halten Sie wichtige Dokumente organisiert
Während das grundlegende Ablagesystem Ihre täglichen Finanzen in Ordnung hält, werden Sie dennoch die wichtigen Dinge, die Sie aufbewahren müssen, organisieren wollen. Im Allgemeinen können Sie ein kleines Archiv mit einzelnen Ordnern verwenden, um alles in Ordnung zu halten.
Einige Beispiele für Finanzdokumente, die Sie behalten sollten:
- Steuerrückzahlungen
- Versicherungspolicen
- Hypothek Dokumente
- Kontoauszüge für Investitionen und Ruhestand
- Garantien oder Serviceverträge
Wie lange Sie Ihre Dokumente aufbewahren
Da Sie Kopien bestimmter Dokumente aufbewahren müssen, wie lange sollten Sie sie behalten? In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise nur ein Dokument oder ein Formular für kurze Zeit aufbewahren, während andere Sie vielleicht für Jahre behalten möchten.
Hier sind einige gemeinsame finanzielle Dokumente und die Länge der Zeit, die Sie in Betracht ziehen sollten, sie zu behalten.
- Steuerrückzahlungen. Wenn es um Ihre Steuererklärung geht, empfiehlt es sich, sie für sieben Jahre zu behalten. Wenn das IRS Ihre Rückmeldungen prüfen möchte, haben sie in der Regel zwischen 3-6 Jahren, um von dem Datum zurückzugehen, das Sie archivierten. Wenn Sie sieben Jahre vergangener Retouren zur Hand haben, werden Sie geschützt und Ihr Leben wird viel einfacher, wenn Sie auditiert werden. Nicht nur das, aber wenn Sie planen, ein Haus zu kaufen oder sonst Einkommensnachweis zu einem Kreditgeber zeigen müssen, ist es nett, mindestens ein paar Jahre der Daten an Ihren Fingerspitzen zu haben.
- Hypothek Dokumente. Wenn Sie ein Haus kaufen, setzen Sie sich beim Schließen und unterschreiben Sie Ihren Namen auf wie Hunderte von Seiten. Im Allgemeinen erhalten Sie einen großen Ordner mit Kopien von allem, was Sie beim Schließen passiert haben. Dazu gehören Dokumente von der Bank, die das Darlehen beschreiben, Informationen von der Immobiliengesellschaft, Gutachter- und Inspektionsinformationen und vieles mehr. Auch wenn Sie diese Dinge häufig nicht benötigen, sollten Sie diese Dokumente wirklich auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Sie müssen möglicherweise in Zukunft auf sie verweisen, und sie könnten einige wertvolle Informationen zur Verfügung stellen, wenn Sie schließlich gehen, um das Haus zu verkaufen.
- Bank- und Anlagekontoauszüge. Wenn es eine gute Sache über das Internet ist, ist es, dass Sie oft elektronische Kopien Ihrer Bank- und Anlagekontoauszüge jederzeit abrufen können. Dadurch müssen Sie nicht mehr jede einzelne Anweisung erhalten. Dennoch ist es eine gute Idee, jede Papierrechnung, die Sie erhalten, zu überprüfen, und wenn sie vierteljährlich sind, behalten Sie sie, bis die nächste Aussage eintrifft. Sobald Sie das Jahres- oder Jahresabonnement erhalten, können Sie alle monatlichen oder vierteljährlichen Kontoauszüge sicher werfen. Dadurch wird die Anzahl der Papierstücke, die Sie ablegen müssen, reduziert und Sie können wahrscheinlich zusätzliche Exemplare online oder durch einen kurzen Anruf erhalten.
- Rechnungen und Quittungen. Wenn Sie Rechnungen für Dienstprogramme und Kreditkarten erhalten, ist es eine gute Idee, diese für ein Jahr nach der Überprüfung zu behalten, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind. Fehler können passieren, und wenn Sie eine Kopie Ihrer Aussage zur Verfügung haben, kann es leicht sein, einen Fehler zu bestreiten. Das Gleiche gilt für Belege. Sie sollten sie lange genug aufbewahren, um sie mit Ihren Kontoauszügen zu vergleichen, damit Sie Fehler erkennen können. Das ist natürlich, es sei denn, die Einnahmen sind für Käufe, die für Steuerzwecke verwendet werden können. In diesem Fall möchten Sie diese Belege für bis zu sieben Jahre aufbewahren, genau wie Ihre Steuererklärung im Falle eines Audits.
Halten Sie Ihre Informationen sicher
Identitätsdiebstahl ist in den letzten Jahren zu einem großen Problem geworden. Diebe sind in der Lage, Stücke Ihrer persönlichen und finanziellen Geschichte zu nehmen und sie zu verwenden, um falsche Identitäten zu erstellen, die Ihren Kredit ruinieren, Ihre Bankkonten entlasten und Ihnen sonst große Kopfschmerzen bereiten können. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre finanziellen Daten ordnungsgemäß schützen und darüber verfügen.
Überlegen Sie zuerst, einen Aktenvernichter für Ihr Haus zu kaufen. Alle diese alten Stromrechnungen und sogar unbenutzte Kreditkarten, die Sie jeden Monat in die Post bekommen, können Hauptziele für Diebe sein. Indem Sie Ihre nicht verwendeten Dokumente vernichten, können Sie sicher sein, dass Sie die Gefahr minimiert haben, dass jemand die Informationen stiehlt.
Dies bedeutet auch, dass Sie die Dokumente, die Sie im Haus aufbewahren, sichern sollten. Wenn Sie nur alles in Kartons im Keller lagern, was passiert bei einer Überschwemmung? Jahre Daten könnten verloren gehen. Das gleiche gilt, wenn es ein Feuer oder eine andere Katastrophe gibt.
Während Sie sich nicht vor jeder einzelnen Möglichkeit schützen können, können Sie zumindest einen starken, stabilen und möglicherweise sogar feuerfesten Aktenschrank oder Schließbehälter bekommen, der Ihre Dokumente relativ sicher und aus den falschen Händen hält. Sie müssen nicht über Bord gehen, aber Sie wollen auch nicht, dass alles nur in ein paar alten Schuhkartons in Ihrem Schrank rumsteht.
Organisiert zu sein, kann sogar deinen Erben helfen
Für den Fall, dass Ihnen etwas passiert, können die organisierten Finanzdokumente denjenigen, die sich nach Ihrer Abwesenheit um Ihre Angelegenheiten kümmern, enorm helfen. Dies kann die Abwicklung Ihres Nachlasses rationalisieren . Wenn Sie ein Testament haben, ist es auch wichtig, einen Anweisungsbrief zu haben, damit der Testamentsvollstrecker weiß, wo diese Dokumente zu finden sind.