Wie man QuickBooks Kontenplan für Anwaltskanzleien einrichtet

Einhaltung der IOTLA-Programme (Interesse an Anwalts- und Treuhandkonten)

Viele kleine Anwaltskanzleien und praktizierende Anwälte verwenden QuickBook, das ist die beliebteste Kleinunternehmen Buchhaltungssoftware auf dem heutigen Markt. Wenn Ihre Anwaltskanzlei dieses Programm gewählt hat, besteht die erste Aufgabe darin, den Kontenplan einzurichten, um die Transaktionen zu verfolgen. Allerdings müssen Sie Ihren Kontenplan so anpassen, dass er dem IOTLA-Programm Ihres Landes entspricht.

Interesse an Lawyer Trust Accounts (IOTLA)

Das Interesse an Lawyer Trust Accounts (IOLTA) ist ein innovativer Weg, um den Zugang zu Gerichten für in Armut lebende Personen und Familien zu verbessern und Verbesserungen des Justizsystems durch die Verwendung von Zinsen auf bestimmten Anwaltskonten zu unterstützen. IOLTA-Programme sind ein öffentlicher Dienst, und was es einzigartig macht, ist, dass dieser Dienst ohne Bestechung für die Öffentlichkeit erbracht wird und kostenlos für Sie oder Ihre Kunden bereitgestellt wird.

Wie funktioniert IOTLA?

Wenn Sie als Anwalt IOTLA Geld erhalten, das einem Kunden gehört, müssen Sie dieses Geld auf ein Treuhandkonto legen. Das Treuhandkonto darf nicht mit den Geldern Ihrer Rechtsanwaltskanzlei vermischt werden; Das Geld Ihrer Kunden muss auf einem separaten Treuhandkonto geführt werden, das nicht mit dem Bankkonto identisch ist, das für die tägliche Geschäftstätigkeit Ihrer Firma verwendet wird. Sie müssen die Gelder Ihrer Kunden auf einem IOLTA-Konto deponieren, wenn das Geld nicht ausreicht, um für den Kunden mehr als die Kosten für die Sicherung dieses Einkommens zu erwirtschaften.

Diese Mittel werden zusammengelegt, was zu Zinserträgen führt, die höher sind als die Gebühren für die Verwaltung des Kontos, und die gepoolten Zinsen werden dann auf das IOLTA-Programm übertragen. Wenn die Kundengelder jedoch groß genug sind, so dass der Nettozinsertrag ausreicht, damit der Kunde davon profitiert, dann haben Sie als Anwalt die Treuepflicht, diese Gelder auf ein separates Bankkonto einzuzahlen, damit Ihr Kunde diese Zinsen erhält.

IOTLA-Programmregeln variieren je nach Staat

Die Regeln für das professionelle Verhalten, die den Umgang mit Kundentreuhandfonds regeln, variieren von Staat zu Staat. Während die allgemeinen Grundsätze in den USA gleich sind, sind die spezifischen administrativen Anforderungen und Details nicht identisch. Daher sollten Sie sich an Ihre lokale State Bar Association oder einen Rechtsberater wenden, um sicherzustellen, dass Ihr QuickBooks-Setup mit den Regeln in Ihrem Bundesstaat übereinstimmt. Die Nichteinhaltung der Regeln bezüglich Treuhandkonten verstößt gegen staatliche Vorschriften und die Regeln der American Bar Association. Diese Verstöße können zu schweren Strafen führen, einschließlich zivil- und strafrechtlicher Sanktionen.

Regulierung der IOTLA-Konten

Die ordnungsgemäße Verwaltung der IOLTA Ihrer Anwaltskanzlei, die allgemein auch als "Treuhandkonto" bezeichnet wird, unterliegt einer strengen staatlichen Aufsichtsbehörde. IOLTA-Management ist eine Schlüsselkompetenz im Management einer Anwaltskanzlei. Das Rechnungslegungsprinzip beruht auf den Prinzipien der doppelten Buchführung, mit zusätzlichen Maßnahmen zur Verbesserung des Prüfpfads.

So richten Sie ein Law Firm-Kontenplan in QuickBooks ein

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Kontenplan Ihrer Anwaltskanzlei einzurichten:

1. Erstellen Sie ein separates Bankkonto namens "Client Trust Fund Checking". Dieses Konto wird verwendet, um alle Einzahlungen und Zahlungen aus dem Treuhandfonds Ihrer Kunden zu verfolgen.

1. Legen Sie dieses Girokonto als IOLTA-Konto bei einem Finanzinstitut fest, das für das Anbieten von IOLTA-Konten zugelassen ist. Praktische Tipps: Sie sollten sich bei Ihrem Bankier erkundigen, ob das IOLTA-Konto einen automatischen Überziehungsschutz hat und keinen Zugang zum Geldautomaten hat. Diese Regeln gelten für IOLTA-Programme in allen Staaten, einschließlich des District of Columbia und der US Virgin Islands.
2. Um die Verbindlichkeiten Ihrer Anwaltskanzlei von den Verbindlichkeiten Ihres Kunden unterscheiden zu können, müssen Sie in QuickBooks separate Haftungskonten einrichten. Sie sollten das Konto für Kreditorenbuchhaltung in "Kreditorenbuchhaltung - Betrieb" umbenennen. Dieses zahlbare Konto wird für Rechnungen und Zahlungen des Tagesgeschäfts Ihrer Anwaltskanzlei verwendet.
3. Richten Sie ein anderes kontopflichtiges Konto mit dem Namen "Accounts Payable - Trust" ein. Dieses zahlbare Konto wird verwendet, um Rechnungen und Zahlungen im Zusammenhang mit Ihrem Kunden zu verfolgen.

1. Richten Sie eine andere gegenwärtige Haftung ein, die "Client Trust Liability" genannt wird. Dieses Passivkonto wird verwendet, um alle Einzahlungen von Ihren Kunden und andere Kosten zu verfolgen.

Diese Schritte sind erforderlich, damit Sie die in QuickBooks benötigten Konten einrichten können, wenn Sie über IOTLA-Konten verfügen, auf denen Sie das Geld Ihres Kunden für die Auszahlung seiner Ausgaben behalten.