Regeln für die Annahme von Zahlungen
Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, schlechte Kontrollen zu vermeiden. Sie können nie sicher sein, ob Kunden Geld auf ihren Girokonten haben, und es ist teuer und zeitaufwendig, wenn Schecks abprallen.
Also, was können Sie tun, um die Chancen auf einen schlechten Scheck zu reduzieren? Die folgenden Schritte helfen Ihnen beim Einstieg.
Check ID: Du machst das wahrscheinlich sowieso, aber wenn du es nicht tust, ist es Zeit zu starten. Die Überprüfung der Identität eines Scheckschreibers hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass die Person, die Ihnen den Scheck aushändigt, dieselbe Person ist, der der Account gehört. Sie sollten auch die Adresse auf der ID überprüfen (und herunter kopieren), um zu sehen, ob sie mit der Adresse auf dem Scheck übereinstimmt. Wenn die Adressen nicht übereinstimmen, heißt das nicht, dass Sie einen schlechten Check erhalten, aber es ist wissenswert (dies könnte zusammen mit anderen Kuriositäten auf ein Problem hinweisen).
Achten Sie auf die Unterschrift: Bestehen Sie darauf, dass alle Schecks an Ihrem Geschäftssitz unterzeichnet sind (vorausgesetzt, die Kunden kommen zu Ihnen nach Hause). Vergleichen Sie diese Signatur mit der Signatur auf der ID, um sicherzustellen, dass Sie mit derselben Person arbeiten. Sie wollen die Person wirklich sehen , weil ein Dieb einen legitim unterschriebenen Scheck einholen, ändern und in Ihr Geschäft bringen kann.
Kontaktinformationen abrufen: Wenn die Kontaktinformationen des Kunden nicht auf dem Scheck gedruckt sind oder nicht auf dem neuesten Stand sind, erhalten Sie eine aktuelle Adresse und Telefonnummer. Wenn bei der Zahlung etwas schief geht, ist der erste Schritt, den Kunden zu kontaktieren und ihn darüber zu informieren. Es könnte ein ehrlicher Fehler gewesen sein und der Kunde wird das Problem schnell beheben. Andernfalls müssen Sie den Kunden möglicherweise schriftlich benachrichtigen, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten.
Schauen Sie genau hin: Wurde dieser Scheck von einem professionellen Scheckdrucker gedruckt oder wurde er von einem professionellen Dieb erstellt? Überprüfen Sie, ob die Kanten sauber und quadratisch geschnitten sind, und suchen Sie nach Sicherheitsfunktionen auf dem Scheck. Achten Sie auf Anzeichen von Manipulationen, wie Verschmieren und Abnutzung an verdächtigen Stellen.
Überprüfen Sie die Schecknummer: Verwenden Sie besondere Vorsicht, wenn der Scheck von einem neuen Konto stammt. Woran erkennst du das? Schau dir die Check-Nummer an. Eine niedrige Zahl (101 oder etwas Ähnliches) bedeutet normalerweise, dass es das erste Scheckbuch ist, das für dieses Konto ausgestellt wurde. Das heißt, jeder kann fragen, um ihre Schecks an einer höheren Nummer zu starten, also überprüfen 9900 ist nicht unbedingt von einem erfahrenen Konto.
Nur aktuelles Datum: Bestehen Sie darauf, dass Schecks nur mit dem heutigen Datum geschrieben werden. Wenn ein Datum in der Zukunft verwendet wird, passen Sie auf.
Nur lokal: Wenn möglich, halten Sie sich an Schecks, die von Kunden kommen, die in demselben Staat leben wie Ihr Unternehmen. Sicher, Leute bewegen sich und Ihre Kundenbasis ist vielleicht im Urlaub, aber die Risiken sind höher mit einer Out-of-State-Kontrolle.
Geld überprüfen : Im Zweifelsfall wenden Sie sich an die Bank des Scheckschreibers und bitten Sie, die Geldmittel zu überprüfen, bevor Sie den Scheck annehmen. Die Bank könnte Ihre Anfrage ablehnen, und es gibt keine Garantie, dass die Mittel auch dann noch da sind, wenn die Bank die Mittel überprüft, aber es ist einen Versuch wert.
Sie können sich auch für einen Überprüfungsdienst anmelden, um verdächtige Überprüfungen zu kennzeichnen.
Vergeuden Sie es nicht sofort: Denken Sie daran, dass ein Scheck immer zurückgegeben werden kann, und es könnte länger dauern, als Sie erwarten. Der Scheckclearing-Prozess ist verwirrend, weil Ihre Bank Ihnen erlauben kann, einige (oder alle) Gelder von einem Scheck abzuheben oder auszugeben, bevor Sie herausfinden, ob der Scheck gut ist. Wenn sich herausstellt, dass der Scheck nach der Ausgabe des Geldes zurückkehrt, müssen Sie die Bank zurückzahlen. Wie lange solltest du warten? 30 Tage sollten die häufigsten Probleme abdecken, aber warten Sie länger, wenn Sie Zweifel haben. Sprechen Sie mit Ihrer Bank und finden Sie heraus, wann Sie wissen, ob das Geld tatsächlich angekommen ist.