Warum Bankenabstimmung wichtig ist
Bankabstimmung
Vergleichen Sie Ihre Transaktionen und Salden mit Ihrem monatlichen Kontoauszug, um Ihre Konten abzustimmen. Gehen Sie jede Transaktion einzeln durch und stellen Sie sicher, dass die Beträge perfekt übereinstimmen.
Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Kontoauszüge einen Endkontosaldo aufweisen, dem Sie zustimmen.
Wenn Sie mit dem Ausgleichen Ihres Scheckbuchs vertraut sind, kennen Sie die Bankabstimmung bereits. Sie tun im Wesentlichen dasselbe aus dem gleichen Grund.
Es ist normal, kleine Unterschiede aufgrund des Timings zu sehen, aber Sie sollten diese Unterschiede leicht erklären können. Sie könnten beispielsweise einen Scheck an einen Lieferanten schreiben und Ihren Kontostand entsprechend reduzieren, aber Ihre Bank wird einen höheren Kontostand anzeigen, bis Ihr Konto eintrifft (diese werden auch als ausstehende Schecks bezeichnet ).
Ebenso könnte eine automatische elektronische Zahlung Ihr Konto einen Tag vor oder nach dem Ende des Monats erreichen, und Sie haben möglicherweise erwartet, dass es in einem anderen Monat angezeigt wird. Solange diese Diskrepanzen leicht zu erklären sind, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Sorgen machen.
Warum ist es wichtig, sich abzustimmen?
Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Konten kann Ihnen dabei helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie außer Kontrolle geraten.
Geschäftsbankkonten sind nicht so geschützt wie Verbraucherkonten nach Bundesrecht, was bedeutet, dass Sie nicht auf die Bank zählen können, um Betrug und Fehler in Ihrem Konto zu decken. Ein abgelaufener Geschäftsaccount kann verheerend sein.
Fang Betrug an
Eine der wichtigsten Dinge, die Sie suchen sollten, ist jedes Anzeichen von Betrug.
- Wurden legitime Schecks, die Sie ausgestellt haben, dupliziert oder geändert, was dazu geführt hat, dass mehr Geld auf Ihr Girokonto übergegangen ist?
- Wurden Schecks ohne Genehmigung ausgestellt?
- Gibt es nicht autorisierte Überweisungen aus dem Konto oder hat jemand unautorisierte Auszahlungen vorgenommen?
Verhindern Sie Probleme
Durch das Abstimmen Ihres Kontos können Sie auch Probleme identifizieren, die möglicherweise berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise neu bewerten, wie Sie den Cashflow und die Debitorenbuchhaltung handhaben, oder Sie müssen möglicherweise Ihr Buchhaltungssystem und die von Ihnen verwendeten Buchhaltungsprozesse ändern.
- Wissen Sie, wie viel Sie wirklich in Ihren Konten verfügbar haben
- Vermeiden Sie Schecks (oder fehlgeschlagene elektronische Zahlungen) an Partner und Lieferanten
- Vermeiden Sie Bankgebühren für unzureichende Mittel oder gehen Sie in Kreditlinien, wenn Sie nicht wirklich brauchen
- Erfahren Sie, ob Kundenzahlungen zurückgeschickt wurden oder fehlgeschlagen sind und ob Maßnahmen erforderlich sind
- Verfolgen Sie Ihre ausstehenden Schecks
- Stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben wird
- Bankfehler abfangen
Wann muss ich abstimmen?
Es ist ratsam, Ihre Konten mindestens monatlich zu überprüfen. Für große Unternehmen oder Situationen, in denen Betrug ein Risiko darstellt, ist es oft besser. Einige Unternehmen stimmen ihre Bankkonten täglich ab. Sie können auch Schutz auf Ihre Bankkonten aufbauen - fragen Sie Ihre Bank nach Ideen. Eine Lösung ist das von vielen Banken angebotene positive Entgelt, das verhindert, dass Ihre Bank Zahlungen genehmigt, es sei denn, Sie haben sie zuvor über die Zahlung informiert.
Wie man sich versöhnt
Der Prozess kann so formell oder informell sein, wie Sie möchten. Einige Unternehmen erstellen eine Kontoabstimmung, aber am wichtigsten ist es, jede Transaktion aus jeder Quelle ( Ihre Unterlagen und die Bankunterlagen ) zu überprüfen: Vergleichen Sie diese Transaktionen und vergleichen Sie Ihren Kontostand am Ende jedes Zeitraums. Auch hier kann der Zeitraum monatlich, täglich oder in einem anderen von Ihnen gewählten Zeitraum sein.
Wo finden Sie die Informationen, die Sie benötigen? Ihr Buchhaltungssystem sollte alles haben, was Sie brauchen, oder Sie können es einfach in einem Scheckregister behalten. Ihre Bank sollte Online-Zugriff auf Ihr Konto gewähren, damit Sie Transaktionen regelmäßig anzeigen und herunterladen können.
Für eine detailliertere Erklärung, zusammen mit Beispielvorlagen (in elektronischer und Papierform), sehen Sie, wie man ein Bankkonto ausgleicht .