Die besten sicheren Möglichkeiten, Steuerdokumente an Ihren Buchhalter zu senden

by William Perez

Widerstehen Sie dem Drängen, E-Mail zu verwenden

Im Zeitalter des Internets wird es zur Steuerzeit immer häufiger, dass Menschen die Hilfe von Fachleuten und Buchhaltern in Anspruch nehmen, die sich in einer unbequemen Entfernung befinden. Es kann verlockend sein, einfach die notwendigen Informationen per E-Mail zu senden, aber das ist nicht die beste Idee.

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Steuerdokumente so sicher und zuverlässig wie möglich an Ihren Wirtschaftsprüfer, immatrikulierten Agenten oder andere Steuerberater übermittelt werden. Steuerdokumente enthalten hochsensible Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse, Sozialversicherungsnummern für Sie und Ihre Familienangehörigen, wie viel Geld Sie verdienen und wo Sie Bankgeschäfte tätigen. Und das ist nur für den Anfang. Wenn diese Daten in falsche Hände geraten, könnten Sie Opfer von Identitätsdiebstahl werden.

Hier finden Sie einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente und Ihre Daten unbeschädigt und sicher an ihrem Zielort ankommen.

Aktualisiert im Januar 2018 von Beverly Bird

01 Erstellen Sie eine Liste

Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer W-2s , 1099s und anderer steuerbezogener Dokumente. Dies führt zu zwei Dingen: Sie wissen genau, was Sie an Ihren Buchhalter geschickt haben und wenn etwas verloren geht und nicht am anderen Ende ankommt, können Sie identifizieren, was es war. Sie haben auch den Beginn einer Checkliste für die Steuervorbereitung im nächsten Jahr.

02 Erstellen Sie Sicherungskopien

Wenn Sie die tatsächlichen Papierkopien Ihrer Steuerdokumente übermitteln, tun Sie sich einen Gefallen und kopieren Sie sie alle zuerst. Auf diese Weise werden Sie nicht ohne kritische Informationen sein, wenn sie tatsächlich verloren gehen. Sie können sie kopieren oder in Bild- oder PDF-Dateien scannen und sie dann als zusätzliche Vorsichtsmaßnahme auf Ihrem PC und auf einem USB-Stick speichern. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie eine Sicherungskopie haben, bevor Sie den Papierkram an Ihren Buchhalter senden.

03 Die beste Option ist die Handlieferung

Wenn ein Spion sicherstellen will, dass ein Dokument zur richtigen Zeit in den Filmen an die richtige Person geliefert wird, liefert er es persönlich aus. Er nutzt nicht die Chance, dass es abgefangen wird.

Sie können diese Old-School-Taktik für Sie arbeiten lassen, indem Sie Ihre Steuerunterlagen möglichst persönlich an Ihren Buchhalter senden. Übergeben Sie sie zumindest seiner Assistentin, Sekretärin, Empfangsdame oder anderem Büropersonal. Dies eliminiert jegliches Risiko, dass sie bei der Übertragung verloren gehen oder von Lauschern abgefangen werden.

04 Mailen Sie Ihre Dokumente

E-Mail-Zustellung ist ziemlich sicher und ist wahrscheinlich Ihre zweitbeste Option, wenn Sie in Philadelphia leben und Ihr Steuerberater in Pittsburgh ist, so Handlieferung ist einfach keine Option.

Ihre Dokumente werden vor versehentlichem Abhören geschützt, indem sie in einen Umschlag gehüllt werden. Das Öffnen der Post eines anderen ist ein Verbrechen, zumindest in den USA, und obwohl das einen entschlossenen Verbrecher vielleicht nicht davon abhält, gibt es zumindest Gesetze in den Büchern, um Täter zu bestrafen.

Dennoch können Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden, so dass es sinnvoll ist, diese Sicherungskopien an Sie zu senden und nicht die Originale. Ziehen Sie eine Form der Lieferung oder Unterschriftsbestätigung in Betracht, oder umgehen Sie den US-Postdienst vollständig und verwenden Sie stattdessen einen Zustelldienst wie Federal Express oder UPS.

05 Faxen Ihrer Dokumente

Faxen von Dokumenten an Ihren Buchhalter kann ein schneller Weg sein, sie zuzustellen, und es ist relativ sicher. Solange die Telefonleitung des Buchhalters nicht angezapft wird, sind die Chancen gut, dass Ihre Übertragung nicht von Identitätsdieben abgefangen wird. Aber seien Sie absolut sicher, dass Sie die Faxnummer korrekt haben.

Es gibt ein paar Nachteile. Faxdokumente können manchmal schwer zu lesen sein und das Letzte, was ein Steuerfachmann machen möchte, ist da zu sitzen und zu raten, ob eine Nummer eine Sechs oder Acht ist oder zusätzliche Zeit braucht, um Sie anzurufen, um es herauszufinden. Faxen funktioniert am besten, wenn Sie nur ein paar Seiten senden müssen. Bei längeren Dokumenten und insbesondere bei Dokumenten, die Informationen auf beiden Seiten enthalten, ist das Faxen möglicherweise nicht die beste Lösung.

06 Wenn Sie E-Mail verwenden müssen ...

E-Mail ist bequem und schnell, aber sie kann ungefähr so viel Sicherheit bieten wie eine Postkarte. Sofern Sie keine Vorsichtsmaßnahmen treffen, kann jeder Netzbetreiber den Inhalt Ihrer E-Mail sehen und Ihre Anhänge anzeigen. Ob sie aufmerksam sind und den Inhalt verfolgen, ist nebensächlich - es gibt immer noch das Potenzial.

Überprüfen Sie, ob Ihr Buchhalter eine sichere Dateiaustauschsoftware wie LeapFile verwendet. Viele tun, so Chip Capelli, einen Buchhalter in Provincetown, Massachusetts, und das kann ein Wendepunkt sein.

Zumindest legen Sie Ihre Steuerdokumente in einem verschlüsselten Wrapper ab, z. B. in einer passwortgeschützten DOC-, PDF- oder ZIP-Datei. "Scannen Sie alles zu einem PDF und schützen Sie es dann mit einem Passwort", rät Capelli. Senden Sie niemals Informationen, die Sie privat halten möchten, z. B. Ihre Sozialversicherungsnummer, als Klartext im Hauptteil Ihrer E-Mail-Nachricht. Was passiert, wenn Sie versehentlich die Nachricht an die falsche Adresse senden oder Ihre E-Mail gescannt wird und die Daten von Ihrem Dienstanbieter abgerufen werden? Vorsorgliche Schritte zur Sicherung Ihrer Steuerunterlagen tragen zum Schutz Ihrer Finanzen bei.

Wenn Schlimmeres zu Schlechtem kommt

Wenden Sie sich sofort an den Internal Revenue Service, wenn Sie feststellen, dass Sie trotz aller Bemühungen kompromittiert wurden. In der Tat können Sie die IRS kontaktieren, wenn Sie nur denken, dass Sie möglicherweise kompromittiert wurden. Die IRS wird untersuchen. Formular 10439 einreichen, um Steuerbetrug oder mutmaßlichen Betrug dieser Art zu melden. Sie können auf das Formular auf der IRS-Website zugreifen und erhalten Informationen darüber, wohin Sie es senden oder faxen sollten.