Arten von Buchhaltungsfehlern und wie man sie verhindert
Sie sollten beachten, dass diese Arten von Fehlern am schwierigsten zu identifizieren und zu beheben sind.
Fehler der Abwesenheit
Ein Versäumnisfehler tritt auf, wenn eine Transaktion in den Büchern Ihres Unternehmens vollständig ausgelassen wird. Sie können vergessen, eine Spesentransaktion einzugeben oder den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung einzugeben. Diese Transaktionen sind schwer zu erkennen. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine solide Routine für die rechtzeitige Eingabe dieser Transaktionen haben. Der häufigste Grund dafür, dass diese Transaktionen nicht eingegeben werden, besteht darin, dass die Dokumentation (z. B. eine Lieferantenrechnung) verloren geht. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie diese Belege verlieren oder verlegen, wenn Sie diese so schnell wie möglich in Ihrem Buchhaltungssystem eingeben.
Fehler der Umkehrung
Ein Fehler beim Stornieren tritt auf, wenn eine Transaktion, die als Soll gebucht werden sollte, als Gutschrift gebucht wird. Sie können beispielsweise eine Rechnung als Zahlung oder Rückerstattung eingeben.
Sie werden diesen Fehler in Ihrem Testguthaben nicht bemerken, da das Probesaldo immer noch ausgeglichen ist.
Fehler des Prinzips
Ein prinzipieller Fehler tritt auf, wenn Sie oder Ihr Buchhalter eine Rechnungslegungsvorschrift falsch anwenden. Sie können Vermögenswerte aufladen, die als Vermögenswerte erfasst werden sollten. Vermögenswerte und Aufwendungen werden beide in den Büchern als Belastungen erfasst, so dass dies ein technischer Fehler ist.
Fehler der Kommission
Ein Provisionsfehler tritt auf, wenn Sie eine Transaktion in die richtige Klasse, aber das falsche Nebenbuch eingeben. Sie können diesen Fehler beispielsweise begehen, wenn Sie eine Zahlung auf die falsche Rechnung anwenden. Ihr Probesaldo zeigt den korrekten Betrag an, den Sie von einem Kunden erhalten haben, die Nebenbücher Ihres einzelnen Kunden sind jedoch falsch.
Fehler der Tochtergesellschaft Eintrag
Ein Fehler der untergeordneten Eingabe tritt auf, wenn bei der Eingabe einer Transaktion ein Fehler auftritt. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden 5.000 US-Dollar leihen, aber nur 500 US-Dollar als Darlehen und 500 US-Dollar von Ihrem Geldkonto einziehen, werden Sie feststellen, dass dieser Fehler auf Ihr Testguthaben übertragen wird. Ihr Probesaldo ist korrekt. Die häufigste Methode zum Erkennen dieser Fehler besteht in der Durchführung von Kontoführungsabstimmungen. Wenn Sie mit dem vorherigen Beispiel fortfahren, würden Sie diesen Fehler bei der Ausführung Ihrer Bankabstimmungen feststellen. Sie würden feststellen, dass Sie knapp $ 4.500 Bargeld in Ihrem Bankkonto haben , und dann in der Lage wäre, den Fehler zu korrigieren.
Fehler verhindern
Sie müssen gute interne Kontrollen und Prozesse entwickeln, um Fehler zu erkennen. Zum Beispiel möchten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Formulare konsistent sind, so dass Mitarbeiter bei der Eingabe von Informationen in Ihre Buchhaltungssoftware in eine Routine geraten.
Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über ausreichend Personal verfügen, um die Arbeitslast bewältigen zu können. Unterbesetzung wird zu einer Ermüdung der Mitarbeiter führen, die zu Müdigkeit, Arbeitsüberlastung und Fehlern bei der Buchhaltung führen wird.
Fehler erkennen
Während Sie Methoden zur Vermeidung von Fehlern entwickeln möchten, wann immer möglich, werden die oben aufgeführten Fehler von Zeit zu Zeit auftreten. Sie können nicht verhindern, dass alle Fehler auftreten. Sie sollten verschiedene Abstimmungen am Monats- und Jahresende durchführen, um viele Fehler zu erkennen, damit sie korrigiert werden können. Bankabstimmungen sollten beispielsweise monatlich durchgeführt werden. Das Anlagevermögen kann nur einmal jährlich abgestimmt werden, so dass Sie sicherstellen können, dass Sie den korrekten Abschreibungsaufwand gebucht haben. Sie werden feststellen, dass Sie, wenn Sie nach Möglichkeiten zur Fehlervermeidung suchen und eine Routine haben, Prüfungen und Abstimmungen Ihrer Buchhaltungsdaten durchzuführen, dass Ihr Geschäft reibungslos abläuft und Sie die Anzahl Ihrer Buchungsfehler reduzieren.