Anforderung des Formulars W-9 von unabhängigen Auftragnehmern

Wann und warum brauchen Sie das Formular W-9?

Sie können Formulare 1099-MISC nicht ausfüllen und an Ihre Lieferanten oder unabhängige Auftragnehmer ausstellen, es sei denn, Sie erhalten zuerst ein ausgefülltes Formular W-9 von jedem von ihnen. Sie müssen den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer jedes Lieferanten oder Auftragnehmers, der eine 1099-MISC benötigt, kennen.

Wer muss Formulare 1099-C ausstellen?

Die Anweisungen für das Formular 1099-MISC vom Internal Revenue Service erläutern die verschiedenen Situationen, in denen ein Unternehmen die Formulare 1099-MISC ausstellen muss.

Sie müssen dieses Formular ausfüllen, einreichen und an alle Lieferanten oder Auftragnehmer ausstellen, nicht an Mitarbeiter, denen Sie während des Jahres 600 USD oder mehr gezahlt haben.

Ein Angestellter ist jeder, dessen Arbeit Sie oder Ihr Unternehmen kontrollieren. Wenn Sie jemanden bezahlen, der Ihre Telefone beantwortet, ist er höchstwahrscheinlich ein Angestellter, weil Sie seine Stunden einstellen und diktieren, was er tun soll, während er auf der Uhr steht. Mitarbeiter benötigen kein 1099-MISC-Formular.

Wenn Sie jemanden bezahlen, der Ihr Büro aufräumt, wenn Sie nicht geschäftstüchtig sind und er ankommt und dies manchmal seinem Ermessen überlassen bleibt, ist er höchstwahrscheinlich ein unabhängiger Unternehmer, und er benötigt das Formular 1099-MISC. Der Internal Revenue Service erklärt die Feinheiten der Identifizierung von unabhängigen Auftragnehmern gegenüber Mitarbeitern.

Ausnahmen von der Auftragnehmer- / Lieferantenregel

Sie müssen keine 1099-MISC-Formulare an C- und S-Corporations oder an Entitäten ausgeben, von denen Sie Produkte erwerben, wie zum Beispiel Waren, die Sie später weiterverkaufen.

Zahlungen an Kontrahenten und Verkäufer per Debitkarte, Kreditkarte oder über Dritte wie PayPal sind ebenfalls steuerfrei - die IRS verwendet eine andere Methode, um diese Transaktionen zu verfolgen.

Wann man um ein ausgefülltes Formular W-9 bittet?

Es ist eine gute Praxis, dass ein unabhängiger Auftragnehmer ein ausgefülltes Formular W-9 anfordert, sobald das Unternehmen weiß, dass es ihm eine 1099 geben muss.

Aber manchmal lassen wir diese Anfragen bis Januar fallen, wenn wir unsere Buchhaltungsunterlagen durchsehen und feststellen, dass wir nicht dazu gekommen sind.

Wenn Sie ein 1099-MISC ausstellen müssen und kein ausgefülltes W-9-Formular vorliegen, sagen Sie etwas wie: "Hey, ich werde Ende Januar Ihren 1099-MISC aussenden, und mir wurde klar, dass ich Ich habe keine W-9 von dir. Könntest du eine ausfüllen und mir schicken? " Dadurch weiß der Auftragnehmer, dass die Informationen auf dem Formular W-9 zur Erstellung eines bestimmten Steuerbelegs verwendet werden.

Ermutigen Sie die Leute, Ihnen ihre fertigen Form W-9s auf sichere Weise zu senden. Ein ausgefülltes W-9 enthält vertrauliche Informationen wie die Sozialversicherungsnummer einer Person. Diese Daten sollten so privat und sicher wie möglich aufbewahrt werden, um das Risiko zu minimieren, dass die Daten in die falschen Hände geraten. Es wird nicht empfohlen, ein ausgefülltes Formular W-9 als unsicheren Dateianhang an eine E-Mail zu senden. Bitten Sie darum, sie per Post, Handzustellung oder als passwortgeschützte Dateianlage an eine E-Mail zu senden.

HINWEIS: Steuergesetze ändern sich regelmäßig und die obigen Informationen spiegeln möglicherweise nicht die neuesten Änderungen wider. Bitte konsultieren Sie einen Steuerfachmann für den aktuellsten Rat. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Steuerberatung gedacht und ersetzen keine Steuerberatung.

Weiterführende Literatur: