Record Keeping Tipps, die Sie sparen Zeit und Geld für Ihre Steuern
Warum sollten Sie Aufzeichnungen führen?
Bei so vielen finanziellen Lebensläufen, die online oder in elektronischer Form vorliegen, ist es viel weniger wahrscheinlich, dass Menschen alle relevanten Daten an einem Ort aufbewahren. Das bedeutet nicht, dass die von Ihnen gewählte Strategie nicht elektronisch sein kann, sondern lediglich bedeutet, dass sie organisiert werden sollte und alles, was Sie brauchen, an einem sicheren Ort aufbewahrt. Wenn Sie Papierdokumente führen, investieren Sie in einen wasser- und feuerfesten Safe. Vielleicht in Betracht ziehen, mehrere Kopien an verschiedenen Orten zu behalten. Wenn Sie sich entscheiden, digital zu werden, müssen Sie die Aufzeichnungen, die Sie in Papierform haben, einscannen, aber am wichtigsten ist, dass Sie die Dateien sicher aufbewahren und eine Sicherungskopie haben.
Nicht nur die Organisation von Aufzeichnungen macht es einfacher und weniger frustrierend für Sie, Ihre Steuererklärung einzureichen, sondern stellt auch sicher, dass Sie jeden Abzug oder jede Steuergutschrift nutzen können, für die Sie berechtigt sind. Am wichtigsten ist, dass das Führen von Aufzeichnungen es Ihnen auch ermöglicht, einen Artikel auf Ihrer Rücksendung zu erläutern, den der Internal Revenue Service (IRS) in einer Prüfung in Frage stellen könnte.
Einfach ausgedrückt, kann die Führung von genauen Aufzeichnungen Ihnen alle steuerlichen Vorteile bringen, die Ihnen zustehen, und Sie davon abhalten, zusätzliche Steuern und Strafen für unbegründete Gegenstände zu zahlen.
Aufzeichnungen, die du behalten solltest
Ihr Scheckheft, persönliche Budget-Software oder Online-Banking- Tools können Ihnen helfen, sich an Einnahmen und Ausgaben zu erinnern, die auf Ihrer Steuererklärung gemeldet werden sollten, aber das Scheckbuch oder die Software alleine reichen nicht aus, um die Abzugsfähigkeit einer Ausgabe nachzuweisen.
Zusätzlich zum Zahlungsnachweis (stornierte Schecks, Kreditkartenbelege usw.) benötigen Sie auch Rechnungen, Quittungen, Verkaufsbelege oder andere schriftliche Unterlagen, in denen genau angegeben ist, wofür Sie bezahlt haben. Abzüge , die Sie dokumentieren müssen, können Alimente, Spenden für wohltätige Zwecke, Hypothekenzinsen, Kinderbetreuungskosten und Grundsteuern umfassen. Wenn Sie Barzahlungen leisten, erhalten Sie einen datierten und unterschriebenen Beleg, auf dem der Gesamtbetrag und eine detaillierte Beschreibung der gekauften Ware zu sehen sind.
Um zu beweisen, dass Sie Erträge aus Anlagen wie Aktien, Obligationen und Investmentfonds korrekt eingefordert haben, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Basis zu bestimmen und ob Sie einen Gewinn oder Verlust haben, wenn Sie verkaufen. In Ihren Unterlagen sollten der Kaufpreis, der Verkaufspreis und die Provisionen, die in bar oder reinvestierten Dividenden, die Aktiensplits, die Ausgabeaufschläge und der ursprüngliche Ausgabeabschlag (OID) aufgeführt sein. Eine Excel-Tabelle ist eine gute Möglichkeit, diese Informationen zu verfolgen, aber auch eine Aussage Ihres Brokers oder Finanzberaters oder ein handgeschriebener Zeitplan genügt.
Wenn Sie abzugsfähige Ausgaben von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten haben, wie z. B. Gewerkschaftsbeiträge, Krankenkassenprämien oder 401 (k) Beiträge, achten Sie darauf, Ihre Gehaltsabrechnungen als Zahlungsnachweis zu führen.
Bist du immer noch nicht sicher, an was du dich halten solltest? Hier sind einige der häufigsten spezifischen Datensätze, die Sie aufbewahren sollten:
- Formular W-2 und 1099
- Kontoauszüge
- Brokerage- und Investmentfonds-Statements
- Formular K-1 (für Partnerschaften)
- Verkaufszettel
- Rechnungen
- Kreditkartenbelege
- Stornierte Schecks oder andere Zahlungsnachweise
- Hauskauf- und Verkaufsverträge, Schlussabrechnungen und Versicherungsunterlagen
Wie lange sollten Sie Aufzeichnungen aufbewahren?
Obwohl Sie gesetzlich verpflichtet sind, die Steuerunterlagen nur für drei Jahre ab dem Datum zu speichern, an dem Sie die entsprechende Einkommensteuererklärung eingereicht haben, sollten Sie eine Kopie Ihrer tatsächlichen Steuererklärungen, W-2s, 1099s usw. auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Die IRS vernichtet nach drei Jahren die ursprünglichen Steuererklärungen, und Sie oder Ihre Erben benötigen möglicherweise Informationen aus den Rücksendungen oder Sie müssen eventuell Ihre Einkünfte aus Sozialversicherungsgründen nachweisen.