Tipps für die Haushaltsbeschäftigungssteuern
"Wenn eine Familie in einem Kalenderjahr 1.900 Dollar oder mehr zahlt, dann sind sie offiziell ein Hausangestellter mit einem Angestellten, und sie müssen Sozialversicherung und Medicare einbehalten und Arbeitgebersteuern zahlen", sagt Eva MacCleery, eine Kindermädchenexpertin. und Leiter des Kundendienstes bei Care.com HomePay.
Dieser Schwellenwert von 1.900 USD gilt für das Kalenderjahr 2015. Für das Jahr 2016 beträgt der Schwellenwert 2.000 USD. In Tax Topic 756 schreibt das IRS:
"Wenn Sie 2016 Barhonorare von $ 2.000 oder mehr zahlen (dieser Schwellenwert kann sich von Jahr zu Jahr ändern), müssen Sie im Allgemeinen 6,2% der Sozialversicherungsbeiträge und 1,45% der Medicare-Steuern einbehalten (für insgesamt 7,65%). ) Sie müssen auch Ihren Anteil an der Sozialversicherung und den Medicare-Steuern bezahlen, was ebenfalls 7,65% des Barlohns entspricht (Barlöhne beinhalten Löhne, die Sie per Scheck, Zahlungsanweisung usw. zahlen) Wenn Sie es vorziehen, den Anteil Ihres Arbeitnehmers an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern aus eigenen Mitteln zu bezahlen, sollten Sie 7,65% von jeder Zahlung Ihres Barlohns einbehalten. "
Ist Ihre helfende Hand ein Angestellter?
Der beste Weg, um herauszufinden, ob Sie für die Zahlung von Steuern auf die Beschäftigung im Haushalt verantwortlich sind, ist MacCleery, der sich die folgenden drei Fragen stellt:
- "Welche Arten von Aufgaben, die der Arbeitnehmer ausführt, sind sie von einem Haushaltstyp?"
- "Wer kontrolliert die Art, wie die Arbeit ausgeführt wird?" und schlussendlich
- "Werde ich dieser Person 1.900 Dollar oder mehr pro Jahr zahlen?" (2000 $ für 2016)
Definition von "Hausnatur"
Arbeiten von "Haushaltscharakter" umfassen Dienstleistungen in folgenden Berufen:
- Babysitten,
- Sorgfalt,
- Hausputz,
- Hausangestellte,
- Chauffeure,
- In-Home-Gesundheitsversorgung,
- Hauswirtschaft,
- Kindermädchen,
- Private Krankenschwestern und
- Gärtner.
Wie viel Kontrolle haben Sie über die Arbeit, die Ihr Haushaltsprofi in Ihrem Haus leistet? Arbeitet der Arbeitnehmer selbständig oder arbeitet er als Angestellter? Wer kontrolliert die Arbeit?
"Der Arbeiter ist Ihr Angestellter, wenn Sie nicht nur kontrollieren können, welche Arbeit getan wird, sondern auch, wie es gemacht wird", sagt der IRS in Publikation 926, Steuerleitfaden für Haus- halts-Arbeitgeber. MacCleery erklärt: "Sie sind ein Arbeitgeber im Haushalt, wenn Sie das Recht haben, zu entscheiden, wann, wo, wie und von wem die Arbeit ausgeführt werden soll."
Wenn es nicht klar ist, ob der Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Unternehmer ist, dann "kann der IRS Ihnen eine formelle Entscheidung geben", sagt MacCleery; "Sie können ein Formular SS-8 ausfüllen, das ungefähr 20 Fragen beantwortet, es an den IRS senden, der die Art der Arbeit beschreibt, und das IRS wird zu Ihnen mit einem formellen Urteil zurückkommen."
Der Prozess für den Umgang mit Steuern auf Haushaltsbeschäftigung
Sobald die Familien den Hausangestellten 2.000 Dollar oder mehr pro Jahr (für 2016) zahlen, "haben sie die gleichen Verpflichtungen wie ein Unternehmen", sagt MacCleery.
"Der Angestellte füllt eine W-4 aus ; die Familie behält Steuern ein, stellt Lohnabgaben zur Verfügung und erhebt vierteljährlich Steuern, genau wie ein Geschäft."
Schritt 1: Legen Sie ein Budget fest
Ein Budget berücksichtigt alle Kosten, die mit der Beschäftigung von Hausangestellten verbunden sind. Dies beinhaltet Bruttolohn plus Arbeitgebersteuern. Sie können auch alle Steuererleichterungen abziehen, wie flexible Ausgabenkonten für abhängige Pflege oder die Steuergutschrift für unterhaltsberechtigte Kinder .
Schritt 2: Unterschreiben Sie einen Arbeitsvertrag mit dem Haushaltsangestellten.
Es gibt einen Mustervertrag auf der Care.com HomePay-Website unter https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Schritt 3: Registrieren Sie sich bei der IRS und State
Sie müssen alle Lohn- und Lohnsteuerkonten einrichten. Sie benötigen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer, damit Ihre Lohnsteuer korrekt verarbeitet werden kann.
Schritt 4: Einrichten der Personalabrechnung
Dazu gehören die Häufigkeit der Bezahlung (wie wöchentlich, zweiwöchentlich oder halbmonatlich), die Einrichtung von Software für die Lohnbuchhaltung und die Einrichtung der direkten Einzahlung und der Prozesse für die Ausgabe von Paystubs. Steuererklärungen werden vierteljährlich eingereicht. Am Ende des Jahres gibt die Familie ein Formular W-2 an die Angestellten aus, um ihre jährlichen Löhne und Steuereinbehalte zu melden. Und schließlich wird ein Schedule H mit dem Formular 1040 eingereicht, um die jährlichen Lohnsteuern zusammenzufassen. Familien können einen Buchhalter einstellen, um ihnen zu helfen, ihre Gehaltsabrechnungsprozesse einzurichten und ihre Einreichungen während des Jahres vorzubereiten.
Schritt 5: Halten Sie sich an die Fristen
Deadlines "sind auf jeden Kunden zugeschnitten", sagt MacCleery. Die IRS und "einige Staaten wollen die Steuerzahlungen häufiger, wenn die Steuerzahlungen größer sind." Es gibt Fristen für die Zahlung von Steuern und Fristen für die Einreichung von Rücksendungen. Finden Sie heraus, welche Fristen für Ihre Situation gelten.
Wie die Steuern auf die Haushaltsbeschäftigung dem Arbeitnehmer zugute kommen
Lohnsteuer für den Haushalt kommt der Angestellten zugute, "weil sie jetzt einen beruflichen Werdegang hat", sagt MacCleery. Der Arbeitnehmer erhält "Anspruch auf wichtige Leistungen wie Sozialversicherung und Medicare im Ruhestand und Arbeitslosigkeit, wenn sie unverschuldet entlassen wird." MacCleery stellt fest, dass Hausangestellte in fünf Bundesstaaten eine Invalidenversicherung haben, die den Arbeitnehmern Deckung gewähren, wenn sie aufgrund von Verletzungen oder Krankheit nicht arbeiten können.
Vorteile für den Arbeitgeber - Reduzierung von Risiken und Strafen
Der Hauptvorteil der ordnungsgemäßen Bezahlung Ihres Haushaltsfachmanns besteht darin, dass Arbeitgeber im Haushalt ihr Prüfungsrisiko verringern, einschließlich der Fehlklassifizierungsrisiken von Arbeitnehmern.
Was auf dem Spiel steht? Betrachten Sie dieses hypothetische Szenario: Nehmen Sie an, eine Familie würde ihren Arbeiter als unabhängigen Unternehmer falsch einstufen und dem Arbeiter einen 1099-MISC anstelle eines W-2 ausstellen. "Familien haben das Gefühl, mit einem Steuerformular das Richtige zu tun", sagt MacCleery, "aber jetzt muss der Arbeitnehmer beide Hälften der FICA bezahlen. Wenn der Arbeitnehmer wirklich ein Angestellter ist, dann die Familie." sollte ihren Anteil von FICA plus Arbeitslosensteuern bezahlen. "
Staatliche Stellen arbeiten eng mit der IRS bei Fehleinstufungen von Arbeitnehmern zusammen. Wenn also eine Agentur einen Arbeiter in die Irre führt, der als unabhängiger Unternehmer falsch eingestuft wird, kann er die Informationen mit der anderen Agentur teilen, um gemeinsam an diesen Fällen zu arbeiten. "Was wir sehen, ist, dass der Angestellte seinen Job verliert und einen Arbeitslosenversicherungsanspruch einreicht. Die staatliche Behörde hat keine Aufzeichnungen (über den Verdienst), so dass der Staat ein Audit mit der Familie durchführt und die Familie rückwirkend Steuern erheben muss kehrt zurück ", erklärte MacCleery.
Vorteile für den Arbeitgeber - Steueranreize
Aber es gibt noch einen weiteren Vorteil für Arbeitgeber im Haushalt. "Zusätzlich zu dem beruhigenden Gefühl, werden sie wahrscheinlich für eine Steuergutschrift qualifizieren", sagt MacCleery. Der Haushaltsarbeitgeber könnte die Kinder- und Nebenerwerbsteuergutschrift auf seine persönlichen 1040 nehmen. Für Steuerzahler mit einem berichtigten Bruttoeinkommen von über 43.000 Dollar beträgt das Kinderbetreuungsguthaben 20% der Kinderbetreuungskosten, mit einer maximalen Steuergutschrift von 600 Dollar für Familien mit ein Kind oder $ 1.200 für Familien mit zwei oder mehr Kindern.
Wenn der Steuerzahler zudem ein flexibles Ausgabenkonto für Kinderbetreuung bei seiner Arbeit hat, könnten sie bis zu 5.000 Dollar Lohn vor Steuern über ein flexibles Ausgabenkonto für abhängige Pflege aufnehmen.
Jetzt sind diese beiden Steuererleichterungen aufeinander abgestimmt. Für Steuerzahler, die Zugang zu einer FSA für abhängige Pflege haben, ist die bevorzugte Strategie, ihre Pflege FSA ($ 5.000) zu maximieren. Wenn der Steuerzahler zwei oder mehr Kinder hat, würden sie dann die nächsten $ 1000 der Kinderbetreuungskosten als Teil ihrer Kinderbetreuungssteuergutschrift verwenden, was zu einer Steuergutschrift von $ 200 führt.
"Das ist der effizienteste Split", sagt MacCleery. "Teilen Sie es nur so, wenn die Familie zwei oder mehr Abhängige hat. Andernfalls ist die beste Wette, $ 5.000 auf das abhängige Pflegekonto zu verwenden und das Kinderbetreuungskredit nicht zu nehmen. Wenn Sie aus irgendeinem Grund keinen Zugang zu einem abhängigen haben Pflegekonto, dann können Sie selbst auf Kinderbetreuung zurückgreifen. "
"Es ist nicht so teuer, legal zu bezahlen, wenn man alle Steuervergünstigungen berücksichtigt", sagte MacCleery.
Haushaltssteuer-Link-Verzeichnis:
Auf der IRS.gov Webseite
- Publikation 926, Steuerberater für den Haushalt für Arbeitgeber
- Steuersatz 756, Lohnsteuer für Hausangestellte
- Schedule H (Form 1040), Haushaltsbeschäftigungssteuern
- Veröffentlichung 15 (Rundschreiben E), Arbeitgebersteuerleitfaden
- Einstellung von Hausangestellten
- Familienbetreuer und Steuer für Selbständigkeit
- Steuerthema 602, Kindergeld und abhängige Pflegeguthaben
- Publikation 503, Ausgaben für Kinder und abhängige Pflege
- Formular W-10, Identifizierung und Zertifizierung des unabhängigen Pflegepersonals (pdf, enthält Anweisungen)
- Formular 2441, Ausgaben für Kinder und abhängige Pflege
- Internal Revenue Manual, 20.2.12, Strafen und Zinsen auf die Lohnsteuer
Erstveröffentlichung am 27. März 2015. Überarbeitet am 20. April 2015.