Definieren einer Rückbuchung
Was ist eine Rückbuchung? Es ist eine Stornierung von Gebühren, nachdem eine Kaufzahlung vom Konto des Verkäufers an einen Käufer zurückgegeben wurde.
Ausgleichsbuchungen sind wahrscheinlich am beliebtesten bei Kreditkartenkäufen, werden aber zunehmend für andere Zahlungsarten verwendet, darunter:
- Debitkartenkäufe
- Zahlungen über Zahlungsdienste ( PayPal , Square und andere)
- Elektronische Bankwechsel
Ausgleichsbuchungen bieten dem Verbraucher Schutz: Kunden wird versprochen, dass sie nicht verantwortlich sind, wenn ihre Konten betrügerische Aktivitäten haben, und sie könnten sogar in der Lage sein, Gebühren aufzuheben, wenn sie mit einem Produkt oder einer Dienstleistung unzufrieden sind.
Ausgleichsbuchungen sollten nur als letztes Mittel verwendet werden; Banken und Zahlungsdienste ermutigen die Verbraucher, die Händler zu kontaktieren, sei es ein Einzelhändler, der Waren verkauft, ein Online-Unternehmen oder ein Dienstleister, um Fehler und Streitigkeiten zu lösen. Wenn jedoch keine Einigung erzielt wird, können die Verbraucher Käuferschutz oder ähnliche Programme nutzen, die den Händlern mehr Macht einräumen.
Geschäftskonsequenzen
Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, können übermäßige Rückbelastungen einige echte Probleme verursachen:
Null-Umsatz: Das Hauptproblem ist, dass Sie nicht bezahlt werden, wenn eine Rückbuchung auf Ihr Händlerkonto erfolgt. Sie haben wahrscheinlich Gebühren für die Verarbeitung des Kreditkartenverkaufs bezahlt, haben aber keine Einnahmen aus der betreffenden Transaktion. Sie haben möglicherweise Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt, so dass Sie Inventar oder wertvolle Zeit verloren haben.
Schlechter Ruf: Rückbuchungen passieren jedem, aber Sie wollen keinen Ruf aufbauen. Wenn Ihr Unternehmen zu viele Ausgleichsbuchungen sieht, werden sich die Zahlungsnetzwerke vielleicht fragen, ob Ihr Unternehmen Kunden irgendwie nutzt oder etwas betrügerisches tut. Ihr Händlerkonto ist möglicherweise geschlossen, oder Sie müssen möglicherweise mit höheren Reserven und längeren Haltezeiten für Ihr Guthaben rechnen.
Kosten: Sie müssen wahrscheinlich Strafen zahlen, wenn Ausgleichsbuchungen Ihr Händlerkonto treffen. Außerdem verlieren Sie nicht nur das Inventar oder die Zeit, die Sie für die betreffende Transaktion benötigen. Darüber hinaus fallen zusätzliche Kosten für die Ausführung der Bestellung an, z. B. Versandkosten.
Die Fähigkeit, Gebühren umzukehren
Warum können Verbraucher Gebühren umkehren? Die Möglichkeit dazu besteht aus verschiedenen Quellen und hängt von der Situation, der Art der verwendeten Zahlung und dem Grund für die Rückbuchungsanforderung ab. Bei Kreditkarten werden Rückbuchungen durch das Truth in Lending Act oder Kreditkartenabwicklungsverträge autorisiert.
Bei Debitkarten sind Ausgleichsbuchungen gemäß dem Gesetz über den elektronischen Kapitaltransfer zulässig . Bei Kredit- und Debitkarten verfügen Zahlungsdienstleister jedoch möglicherweise über zusätzliche Regeln, die Rückbuchungen ermöglichen, und diese Regeln bieten den Verbrauchern mehr Schutz als das Bundesrecht (z. B. Debitkarten von Visa und Mastercard oder "Zero liability" -Richtlinien) ).
Wenn es um Zahlungsdienste wie PayPal, Google Wallet und andere geht, werden Ausgleichsbuchungen komplizierter. Diese Dienste bieten möglicherweise eine eigene Form des "Käuferschutzes" ähnlich den Kreditkartenverarbeitungsnetzen, da die Käufer diese Dienste möglicherweise nicht gerne nutzen.
Zahlungen über diese Dienste werden in der Regel durch Kreditkarten, Debitkarten und Bankkonten finanziert, so dass Verbraucher eine Rückbuchung bei ihrer Bank oder dem Zahlungsdienst anfordern. Ein Kunde initiiert niemals eine Rückbuchung mit dem tatsächlichen Händler.
Kreditkarten- und Zahlungsdienste scheinen den Verbrauchern am sympathischsten zu sein. Häufige Gründe für Ausgleichsbuchungen sind nachstehend aufgeführt.
- Der Kunde wurde mehr als einmal berechnet
- Der Kunde erkennt die Gebühren nicht an
- Die gelieferten Waren waren nicht die bestellten Waren
- Die Ladung ist legitim, aber die Ware kam nie an
- Eine Rückerstattung wurde vom Händler nicht bearbeitet
- Die Qualität der Waren ist nicht zufriedenstellend
Der Ausgleichsvorgang
Der Chargeback-Prozess beginnt mit einer Verbraucherbeschwerde. Verbraucher teilen ihrer Bank mit, dass bei einer Transaktion in ihrem Konto ein Problem vorliegt. Der Einfachheit halber könnte "Bank" die Bank des Verbrauchers, die kartenausgebende Bank oder das Kartennetzwerk oder einen Zahlungsdienstleister bedeuten. Bei den meisten Streitigkeiten gibt der Verbraucher eine schriftliche Beschreibung des Geschehenen und aller verfügbaren Beweise.
Abhängig von den Umständen können Gelder auf dem Konto des Händlers eingefroren oder dem Kundenkonto gutgeschrieben werden.
Die Banken untersuchen dann, kontaktieren alle Vermittler, die an der Transaktion beteiligt sind, und fordern Informationen von dem Händler an, der die Zahlung getätigt hat. Der Händler hat die Möglichkeit, nachzuweisen, dass die Gebühr gültig ist und dass der Händler sein Ende des Geschäfts erreicht hat, falls zutreffend, und die Bank entscheidet, wer sich durchsetzen wird.
Eine Unze der Prävention
Der beste Weg, mit Ausgleichsbuchungen umzugehen, besteht darin, sie zu verhindern. Ihr Geschäft gilt allgemein als "schuldig, bis es bewiesen ist, dass es unschuldig ist", und das ist keine Position, in der Sie gerne wären. Wie können Sie Ärger vermeiden?
Kommunizieren: Kunden mögen keine unliebsamen Überraschungen, also seien Sie im Vorfeld über alles, was zu einem unglücklichen Kunden führen könnte. Beschreiben Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung klar und ehrlich und fügen Sie detaillierte Bilder hinzu.
Wenn etwas schief geht, z. B. eine Verzögerung beim Versand, informieren Sie Ihren Kunden so schnell wie möglich. Wenn Kunden mit Fragen oder Beschwerden anrufen oder schreiben, antworten Sie umgehend. Kunden nutzen Chargebacks, wenn sie sich machtlos fühlen, also lassen Sie sie nicht so fühlen.
Gute Aufzeichnungen: Wenn eine ungerechtfertigte Rückbuchung auf Ihr Konto zutrifft, vergewissern Sie sich, dass Sie den Fall schnell schließen können. Belege über erfüllte Bestellungen, einschließlich Quittungen, Rechnungen, Versanddokumenten und Bestätigungen, Signaturen und Serverprotokollen. Manchmal vergessen die Kunden, dass sie bei Ihnen bestellt haben, und wenn sie den Beweis zeigen, werden die Dinge schnell klar.
Wählen Sie mit Bedacht, wie Ihr Name angezeigt wird: Wenn Kunden Transaktionen in ihrem Kontoverlauf sehen, können sie Ihr Geschäft wiedererkennen? Stellen Sie sicher, dass der Name, der auf den Kontoauszügen erscheint, mit denen übereinstimmt, von denen der Verbraucher glaubt, dass sie gekauft haben. Wenn Sie Kaffeetassen verkaufen, könnte ein guter Name "Acme Coffee Mugs" sein, aber "Acme Enterprises" wird zu mehr Rückbuchungen führen. Fügen Sie nach Möglichkeit auch Ihre Telefonnummer hinzu.
Vorsicht: Sie denken vielleicht, dass ein Verkauf ein guter Verkauf ist, aber das ist nur wahr, wenn es sich um einen legalen Verkauf handelt. Mach es den Dieben nicht zu einfach, deinen Laden zu kaufen. Für Kreditkartenbestellungen benötigen Sie Sicherheitscodes und Adressverifizierung.
Wenn Aufträge verdächtig erscheinen, z. B. ein Neukunde aus Übersee, und plötzlich der Käufer aus Übersee einen großen Eilauftrag erteilt, nehmen Sie einen zusätzlichen Moment, um die Transaktion zu überprüfen und den Käufer zu kontaktieren. Wenn jemand Waren an eine Adresse versenden möchte, die nicht mit der Rechnungsadresse der Kreditkarte übereinstimmt, sollten Sie vorsichtig sein und weitere Untersuchungen durchführen.
Unglücklicherweise haben Sie es nicht nur mit Dieben zu tun, die gestohlene Kreditkarten verwenden. Eine andere Art der Rückbuchung, "freundlicher Betrug", geschieht, wenn jemand einen legitimen Kauf tätigt, die Waren entgegennimmt und dann die Gebühren rückgängig macht, nur weil sie wissen, dass sie damit durchkommen können.
Um freundlichen Betrug zu verhindern, sollten Sie nur gute Aufzeichnungen führen, damit Sie hoffentlich genug Beweise haben, um die Rückbuchung zu bekämpfen, und alle in Ihrem Händlerkonto verfügbaren Sicherheitstools verwenden.