Halten Sie Ihre alten Renditen mindestens drei Jahre lang
Es gibt keine andere Möglichkeit, Steuererklärungen und zugehörige Dokumente zu behalten. Sie benötigen sie für den Fall, dass der IRS Informationen in Bezug auf das betreffende Steuerjahr überprüfen möchte, und alte Steuererklärungen können auch für andere Zwecke nützlich sein, wie zum Beispiel die Überprüfung des Einkommens, wenn Sie einen Kredit beantragen oder ein Apartment.
Wie lange ist lang genug?
Im Allgemeinen sollten Steuererklärungen und damit verbundene Dokumente mindestens so lange aufbewahrt werden, wie der IRS oder eine staatliche Steuerbehörde diese Steuererklärung prüfen darf. Dieser Zeitraum wird als Verjährung bezeichnet. Es ist drei Jahre ab dem Datum, an dem die Steuererklärung tatsächlich für Bundessteuererklärungen eingereicht wurde, oder drei Jahre nach der Frist bis zum 15. April, wenn die Steuererklärung vor Ablauf der Frist eingereicht wurde.
Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Verjährungsfristen für Audits. Viele Staaten folgen dem föderalen Zeitraum von drei Jahren, andere haben längere Zeiträume.
Zum Beispiel hat Montana einen Zeitraum von fünf Jahren für Audits.
Was solltest du behalten?
Zusammen mit einer Kopie Ihrer Steuererklärung sollten Sie alle Dokumente aufbewahren, die sich auf die von Ihnen gemeldeten und beanspruchten Einnahmen, Abzüge oder Gutschriften beziehen. Dazu gehören Artikel wie Kopien Ihrer Formulare W-2, Formulare 1099, Anerkennungsschreiben für wohltätige Spenden und Quittungen für steuerlich abzugsfähige Ausgaben.
Selbständige sollten Kopien von Buchhaltungsunterlagen, wie Kontoauszüge, Gewinn- und Verlustrechnungen oder eine Sicherungskopie ihrer Daten von ihrer Buchhaltungssoftware aufbewahren.
Sie sollten auch alle Dokumente über Immobilien, Geschäftsvermögen, Aktien, Anleihen oder andere Vermögenswerte, die Sie besitzen, aufbewahren, solange Sie sie besitzen, und je nach Staat weitere drei Jahre oder länger, nachdem der Vermögenswert verkauft wurde. Sie benötigen diese Aufzeichnungen für die Berechnung der Kostenbasis und des Gewinns oder Verlusts für die Kapitalertragsteuer.
Wann es Zeit ist zu verwerfen
Führen Sie diese abschließenden Prüfungen durch, bevor Sie mit dem Ablegen alter Steuer- und Finanzdokumente beginnen:
- Überprüfen Sie Ihre Erklärung zur Sozialversicherung und vergleichen Sie Ihre Einnahmen mit den Informationen auf Ihren W2s und Steuererklärungen. Wenn Sie in letzter Zeit keine Sozialversicherungsbescheinigung erhalten haben, können Sie bei der Sozialversicherungsverwaltung einen Antrag stellen. Von Zeit zu Zeit werden die Einnahmen aus Ihrem W2- oder selbständigen Einkommen aus Ihrer Steuererklärung nicht in Ihrer Sozialversicherungsabrechnung aufgeführt. Die SSA verfügt über Verfahren, mit denen Sie mögliche Fehler beheben können.
- Überprüfen Sie das Datum, an dem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben . Stellen Sie sicher, dass die Steuererklärung mindestens drei Jahre zurückliegt, bevor Sie sie verwerfen.
- Rufen Sie das IRS an und fragen Sie nach einem "Account of Account" für ein bestimmtes Steuerjahr . Ihr Buchhalter kann dies für Sie tun und Ihnen helfen, diesen Ausdruck zu verstehen. Manchmal werden Steuererklärungen angepasst, nachdem sie eingereicht wurden, und Sie wissen es vielleicht nicht oder Sie haben es vergessen. Dies ist eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass alle IRS-Probleme für ein bestimmtes Steuerjahr abgewickelt wurden, bevor Sie Ihre wichtige Dokumentation wegwerfen.
- Scannen Sie Ihre Steuerdokumente und speichern Sie sie auf einer CD-ROM oder einem Flash-Laufwerk, selbst wenn Sie die Papierkopien werfen. Gescannte Kopien Ihrer Dokumente benötigen viel weniger Platz als Papierdokumente.
- Shred Ihre alten Steuer- und Finanzdokumente. Watsch sie nicht einfach auf und wirf sie in den nächsten Mülleimer! Sie möchten nicht, dass jemand Zugang zu Ihren identifizierenden Informationen erhält.
Wie sollten Sie alles behalten?
Scannen und Speichern auf Ihrer Festplatte ist der ultimative Platzsparer, aber Steuererklärungen und zugehörige Dokumente können auch auf verschiedene andere Arten verwaltet werden:
- Papier-Dateien nach Jahr sortiert mit Steuererklärungen und zugehörigen Dokumenten alle im selben Ordner.
- Verwenden Sie für jedes Jahr eine Akkordeon-Datei oder eine Box.
- Halten Sie separate Dateien für Ihre langfristigen Vermögenswerte.
- Erstellen Sie CD-ROMs oder Flash-Laufwerke Ihrer wertvollsten Dokumente und legen Sie diese in ein Tresorfach.