Beseitigen Sie verspätete Zahlungen, Strafen und höhere Zinssätze
Also nimm dieses Wochenende eine Stunde und organisiere dich. Verwenden Sie diese Schritt-für-Schritt-Lösung, um Ihren Rechnungszahlungsprozess zu organisieren und ihn organisiert zu halten.
Sie benötigen einen Computer, eine Reihe von Schubladen aus Kunststoff oder Karton, einen Mülleimer, einen Aktenvernichter, einen roten Stift, ein Notizbuch, einen Textmarker, 10 "x 13" Umschläge und Briefmarken.
Schritt eins: Finden Sie eine Rechnungsstation
Das Bezahlen von Rechnungen wird schneller und einfacher, wenn Sie eine bestimmte Rechnungsstation haben, an der Sie sitzen können. Es muss kein großer Raum sein: ein kleiner Tisch in der Ecke Ihrer Küche, ein Regal in Ihrem Büro zu Hause oder einfach ein Korb, in dem Sie Ihre Werkzeuge und Vorräte für die Rechnung bezahlen können.
Schritt zwei: Organisieren Sie Ihre Papierrechnungen
So bearbeiten Sie Ihre Papierrechnungen. Öffnen Sie sie, sobald sie ankommen. Notieren Sie sich mit einem roten Stift das Fälligkeitsdatum und den geschuldeten Betrag auf der Vorderseite jedes Umschlags. Achten Sie auf Fälligkeitsdaten, da sie nicht jeden Monat gleich sind.
Wenn Sie Ihre Rechnung durchlesen, heben Sie alle Gebühren oder Teile Ihrer Rechnung hervor, die Sie in Frage stellen.
Sie können diese Probleme später problemlos nachvollziehen.
Recyceln Sie alle Briefumschlag-Stuffers, die keine persönlichen Informationen wie Sonderangebote oder Werbeaktionen für andere Produkte enthalten. Apropos Recycling, alles was mit persönlichen Informationen zu tun hat. Wenn Sie keinen Shredder besitzen, bieten viele Bürofachgeschäfte Zugang zu einem für eine kleine Gebühr.
Speichern Sie zuletzt Ihre unbezahlten Rechnungen in der obersten Schublade Ihres Kunststoff- oder Kartonschubladensystems.
Schritt drei: Organisieren Sie Ihre elektronischen Rechnungen und Kontoauszüge
Verwenden Sie eine separate E-Mail-Adresse für elektronische Rechnungen, Kontoauszüge, Kontoauszüge usw. Dadurch wird sichergestellt, dass eine elektronische Rechnung nicht inmitten der vielen E-Mails übersehen wird, die Sie erhalten.
Sehen Sie sich Ihre Online-Rechnungen und Kontoauszüge an, sobald Sie die E-Mail erhalten haben. Bestätigen Sie, dass Sie mit allen Gebühren und dem fälligen Betrag einverstanden sind. Wenn Sie eine Diskrepanz feststellen, drucken Sie das Dokument aus, markieren Sie die Diskrepanz und legen Sie das Papier zusammen mit Ihren unbezahlten Papierrechnungen in die oberste Schublade Ihres Kunststoff- oder Kartonschubladensystems. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Drucker haben, notieren Sie sich das Problem in Ihrem Notebook und legen Sie das Notebook in dieselbe Schublade. Sie werden später in diesem Prozess mit Diskrepanzen umgehen.
Weiter, leiten Sie jede E-Mail-Benachrichtigung an Ihre persönliche E-Mail-Adresse weiter und ändern Sie die Betreffzeile wie folgt: Entität geschuldet, Fälligkeitsdatum und fälliger Betrag. Zum Beispiel GA Gas, 6-28-2011, 78.00.
Erstellen Sie für jeden Monat und jedes Jahr einen E-Mail-Ordner auf Ihrem Computer. Sie können es "Online Bills - Januar 2016" nennen. Nachdem Sie jede Online-Rechnung überprüft und an Sie selbst weitergeleitet haben, speichern Sie sie in dem von Ihnen erstellten monatlichen Ordner.
Schritt vier: Planen Sie eine wöchentliche Zeit, um Ihre Rechnungen zu bezahlen
Planen Sie 30 Minuten pro Woche ein, um Ihre Rechnungen zu begleichen. Blockieren Sie diese Zeit wie jeden anderen Termin in Ihrem Kalender. Dies ist auch eine gute Zeit, um Ihr Online-Bankkonto auf Richtigkeit zu überprüfen.
Geh zu deiner Rechnungsstation und entferne die Papierrechnungen aus deiner zu bezahlenden Schublade. Melden Sie sich dann bei Ihrem Computer an und öffnen Sie den zu bezahlenden Ordner dieses Monats. Wenn Sie Fragen oder Diskrepanzen hervorgehoben haben, rufen Sie zuerst diese Institutionen an. Immer mehr Unternehmen bieten Arbeitskräften und Kundendienstmitarbeitern bis 20.00 Uhr EST an. Wenn Sie niemanden erreichen können, fügen Sie diese Aufgabe Ihrer To-Do-Liste für den nächsten Tag hinzu. Notieren Sie sich Ihre Kontonummer, die Telefonnummer des Kundendienstes und Ihre spezifische Frage.
Schritt fünf: Bezahlen Sie Ihre Rechnungen
Wenn Sie Ihre Rechnungen effizient und effektiv organisieren möchten, ziehen Sie Online-Rechnungszahlungen in Betracht.
Es gibt zwei Arten von Online-Bill-Pay-Optionen:
- Online-Rechnungszahlung, die von Ihrer Bank angeboten wird;
- Online-Rechnung bezahlen von Ihren Dienstleistern angeboten (Telefongesellschaft, Hypothekenbank, etc).
Hier beantwortet Justin die Frage: Wie richte ich Online Bill Pay ein?
Es kann zwar länger dauern, bis Sie Online-Rechnungszahlungen eingerichtet haben. Sie sparen Zeit in jedem folgenden Monat, indem Sie Ihre Rechnungen online bezahlen.
In beiden Fällen, in denen Sie online bezahlen, erhalten Sie eine Bestätigungsnummer als Teil der Transaktion. Notieren Sie sich diese Informationen entweder auf der Rechnung selbst oder führen Sie eine Master-Liste der monatlichen Transaktionen in Ihrem Notebook.
Wenn Sie einige oder alle Ihre Rechnungen nicht online bezahlen, schreiben Sie Ihren Scheck aus, notieren Sie die Transaktion in Ihrem Scheckbuch, verwenden Sie den Rückumschlag, der in den meisten Rechnungen und Erklärungen enthalten ist, und stempeln Sie den Umschlag. Achten Sie darauf, die Mail-Zeit in Ihren Prozess einzubeziehen. Erlauben Sie 7-10 Tage für Postzustellung und Zahlung. Während Sie keine Bestätigungsnummer haben, sollten Sie die Transaktion auf der Rechnung selbst oder auf Ihrer Hauptliste der monatlichen Transaktionen notieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre Schecknummer angeben.
Schritt 6: Legen Sie die Papierkopien Ihrer Rechnung ab
Erstellen Sie einen 10 "x 13" Umschlag für jeden Monat. Sobald Sie mit der Bezahlung der Rechnungen fertig sind, legen Sie die Papierkopien in den Umschlag des entsprechenden Monats zusammen mit Ihrer Master-Liste der Transaktionen (die auch Informationen zu den Rechnungen enthalten, die Sie elektronisch erhalten).
Wenn eine dieser Rechnungen für Steuerzwecke benötigt wird, erstellen Sie eine Kopie und legen Sie sie mit Ihren jährlichen Steuerunterlagen ab.