Herausragende Kontrollen: Was sie sind und warum sie wichtig sind

Hervorragende Kontrollen sind nicht so gut, wie sie klingen. Sie verursachen Accounting-Alpträume und unerwartete Treffer auf Bankkonten, und sie können zu einer nicht beanspruchten Eigenschaft führen, die schließlich an den Status übergeben werden muss.

Was ist ein hervorragender Check?

Ein ausstehender Scheck ist ein Scheck, der geschrieben, aber nie zur Zahlung vorgelegt wurde. Eine Person oder ein Geschäft schreibt einen Scheck, und der Empfänger versäumt es, den Scheck einzahlen oder einzahlen.

Daher ist der Scheck hervorragend - er ist immer noch da draußen.

Warum sind herausragende Prüfungen von Bedeutung?

Wenn Sie per Scheck bezahlen, muss Ihr Zahlungsempfänger den Scheck einzahlen oder einlösen, um die Zahlung einzuziehen.

Die Bank des Zahlungsempfängers wird Geld von Ihrer Bank anfordern, und die Transaktion ist abgeschlossen, wenn Ihre Bank Geld an die Bank des Zahlungsempfängers sendet (oder Geld auf das Konto des Zahlungsempfängers überweist, wenn Sie beide die gleiche Bank oder Kreditgenossenschaft verwenden).

Wenn der Empfänger eines Schecks nie etwas damit macht - oder wenn der Scheck verloren geht oder zerstört wird - verbleibt das Geld auf dem Konto des Scheckbuchers. Während das für den Scheckschreiber eine gute Sache zu sein scheint, treten einige Probleme auf.

Überhöhter Kontostand: Wenn Sie einen Scheck schreiben und das Geld niemals Ihr Konto verlässt, könnten Sie vielleicht denken, dass Sie diese Gelder ausgeben können. Aber das Geld gehört jemand anderem. Wenn sie den Scheck einzahlen, wenn Sie es nicht erwarten, haben Sie am Ende weniger Geld, als Sie dachten, möglicherweise überziehen Sie Ihr Konto und springen Schecks .

Nicht beanspruchte Vermögenswerte: Unternehmen müssen den Überblick über offene Posten behalten, um zu vermeiden, dass Gesetze über nicht beanspruchte Immobilien gebrochen werden. Wenn Zahlungen an Mitarbeiter oder Verkäufer nicht ausgeführt werden, müssen sie diese Vermögenswerte letztendlich an den Staat abtreten. Die meisten Staaten verlangen, dass Unternehmen dies nach ein paar Jahren tun, aber erkundigen Sie sich bei den lokalen Aufsichtsbehörden nach Einzelheiten in Ihrem Bundesstaat.

Unternehmensbuchführung: Unternehmen müssen auch Einnahmen, Ausgaben und Kreditorenbuchhaltung erfassen. Wenn die Zahlungen ausstehen, wird die Sache komplizierter. Die Zahlung läuft auf dem Hauptbuch, aber Unternehmen müssen Anpassungen während des Abgleichs vornehmen und müssen möglicherweise veraltete Überprüfungen erneut ausgeben. Wenn Unternehmen die Situation nicht richtig handhaben, verstoßen sie gegen das Gesetz.

Was zu tun ist Über hervorragende Checks

Seien Sie proaktiv über hervorragende Kontrollen und klären Sie die Dinge so schnell wie möglich. Gehen Sie nicht davon aus, dass es Ihr Glückstag ist und dass Sie das Geld für andere Zwecke verwenden können. Sie schulden immer noch das Geld, und Sie müssen es früher oder später bezahlen - ob es dem beabsichtigten Zahlungsempfänger oder dem Staat geht. Verwenden Sie ein Buchhaltungssystem, das alle nicht eingelösten Schecks von Ihren verfügbaren Mitteln abzieht.

Anrufen oder schreiben: Wenn Sie bemerken, dass ein Scheck nicht hinterlegt wurde, wenden Sie sich an den Zahlungsempfänger. Ein einfacher Anruf oder eine E-Mail ist in Ordnung - einfach einchecken, um sicherzustellen, dass sie die Zahlung erhalten haben und fragen, ob sie den Scheck einzahlen werden. Wenn das nicht funktioniert, sollten Sie ein Schreiben senden, in dem Sie darüber informiert werden, dass der Scheck nicht vorgelegt wurde. Sie sollten Sie benachrichtigen, wenn Sie die Zahlung nicht erhalten haben.

Wenn Sie eine Vorlage benötigen, verwenden Sie unseren Musterbrief für ausstehende Schecks .

Aufzeichnungen aufbewahren: Dokumentieren Sie alle Mitteilungen, die Sie über ausstehende Prüfungen senden oder erhalten. Möglicherweise müssen Sie den Aufsichtsbehörden nachweisen, dass Sie vernünftige Versuche unternommen haben, die Zahlung abzuschließen, aber der Zahlungsempfänger hat entweder nicht kooperiert oder es war unmöglich, den Zahlungsempfänger zu kontaktieren.

Online-Rechnungsbezahlung: Als Einzelperson können Sie "Überraschungs" -Entnahmen in Ihrem persönlichen Konto reduzieren, indem Sie Online-Rechnungsbezahlung anstelle von Schecks verwenden: Die Bank zieht beim Ausdruck des Schecks Geld von Ihrem Girokonto ab. Das Geld wird jedoch auf Ihr Konto zurücküberwiesen, wenn der Zahlungsempfänger den Scheck nicht innerhalb einer bestimmten Zeit (in der Regel sechs Monate oder weniger) einzahlt.

Sollten Sie einen weiteren Scheck schreiben?

Nachdem Sie mit Ihrem Zahlungsempfänger gesprochen haben, können Sie anfordern, dass Sie einen weiteren Scheck senden, den Sie unverzüglich einzahlen möchten.

Fordern Sie sie dazu auf, den alten Scheck möglichst zurückzugeben. Dies schließt die Möglichkeit aus, dass sie (absichtlich oder unabsichtlich) beide Schecks hinterlegen.

Es kann notwendig sein, einen neuen Scheck auszustellen, ohne den alten Scheck zurück zu bekommen. Der Scheck könnte aus irgendeinem Grund verschwunden sein, und Ihr Zahlungsempfänger benötigt einen neuen Scheck. Dies bringt Sie in eine schwierige Situation, weil Sie zwei Schecks für eine einzelne Zahlung haben. Wenn der alte Scheck eingezahlt wird, kann Ihre Bank den Scheck gutschreiben, und Sie zahlen doppelt. Banken werden Schecks, die vor mehr als sechs Monaten geschrieben wurden , im Allgemeinen nicht beachten, aber es kommt oft genug vor, dass Sie vorsichtig sein sollten (selbst wenn Sie auf Ihren Schecks "Void nach 90 Tagen" oder etwas Ähnliches drucken).

Zwei Strategien können dich schützen:

Zahlung stoppen: Wenn der Betrag groß genug ist, um Probleme zu verursachen (oder wenn Sie dem Zahlungsempfänger nicht vertrauen), sollten Sie Ihre Bank bitten, die Zahlung auf dem alten Scheck zu stoppen . Dieser Ansatz ist nicht perfekt, aber er kann Sie schützen. Stoppen Zahlungsanforderungen kosten Geld, und sie halten nur für sechs Monate, so dass Sie den Vorgang mehrmals wiederholen müssen.

Einverständniserklärung: Bitten Sie den Zahlungsempfänger, ein Dokument zu unterschreiben, das verspricht, beide Schecks nicht zu hinterlegen (der oben verlinkte Musterbrief enthält diese Sprache). Das hindert den Zahlungsempfänger nicht daran, zweimal einzahlen, aber es fügt eine Erinnerung und eine Papierspur hinzu, die nützlich sein können.

Warum werden Schecks nicht eingelöst?

Schecks werden aus verschiedenen Gründen nicht hinterlegt.

Schecks für Sie ausgestellt

Wenn Ihnen ein Scheck ausgestellt wurde und dieser nach sechs Monaten aussteht, wenden Sie sich an den Scheckaussteller und fordern Sie einen Ersatz an. Möglicherweise müssen Sie die Originalscheck- oder -unterschriftsdokumente zurücksenden, die besagen, dass der Scheck verloren gegangen ist oder zerstört wurde (und Sie nicht versuchen werden, beide Schecks zu hinterlegen). Wenn Sie den Aussteller nicht finden können, überprüfen Sie mit dem verlassenen Immobilienprogramm Ihres Staates, um Assets zu beanspruchen.